営業データをExcelで管理している企業は少なくありません。
売上実績、予実管理、顧客情報、案件進捗、商材別の成績など、日々の営業活動の中で扱うデータは多く、Excelは手軽に使える管理手段として定着しています。
一方で、営業組織が大きくなったり、確認したい切り口が増えたりするにつれて、「Excel管理だけでは限界かもしれない」と感じる場面も増えてきます。
たとえば、
このような状態では、せっかく蓄積した営業データも、現場で使える情報になっているとは言えません。
そこで注目されているのが、BIダッシュボードによる営業データの可視化です。
必要な数字を、必要な人が、必要なタイミングで確認できる状態に整えることで、営業活動の質とスピードを高めやすくなります。
本記事では、営業データをExcelで管理する際に起こりやすい課題や、BIダッシュボードで営業成績を可視化するメリット、導入の進め方を解説します。あわせて、MotionBoard×Excelを活用して営業データを見える化した事例も紹介します。
執筆：檜田詩菜（ひわだしいな）／マーケティング部
BtoB領域を中心に、SEO記事・ホワイトペーパー・メールマーケティングなどのコンテンツ企画制作に従事。見込み顧客との接点づくりからナーチャリング設計まで、コンテンツを軸としたマーケ支援を行っている。
営業データのExcel管理は、
導入しやすく柔軟性も高い一方で、運用が複雑になるほど課題が表面化しやすくなります。
特に、営業担当者の人数が増えたり、顧客数や商材数が増えたりすると、これまで問題なく使えていたExcel管理が、少しずつ現場の負担になっていくことがあります。
営業現場では、「データが存在していること」と「データを活用できていること」は別です。
このような状態では、営業データを判断材料として使いにくくなります。
営業会議や上司への報告のたびに、
担当者がExcelファイルを開き、必要な数字を抜き出して資料化しているケースは少なくありません。
毎回の集計に手間がかかると、確認や分析よりも「資料を作ること」に時間を取られてしまいます。
営業データは、全体数字だけでなく、
✓ 担当者別
✓ 顧客別
✓ 商材別
✓ 拠点別
✓ 期間別
など、複数の切り口で確認したいものです。
しかし、Excel管理ではシートが分かれていたり、関数やピボットテーブルの設定に依存していたりして、必要な角度で素早く確認しにくいことがあります。
たとえば、
このように、立場によって確認したい情報は異なります。
Excelファイルの更新タイミングが担当者ごとに異なっていたり、複数のファイルに情報が分散していたりすると、「今どの数字が最新なのか」が分かりにくくなります。
営業活動では、最新の状況をもとに判断することが重要です。
こうした情報をすぐに確認できない状態では、営業判断のスピードが落ちやすくなります。
営業成績の一覧は見えていても、そこから担当者ごとの特徴まで把握できているとは限りません。営業活動を改善するうえでは、単なる売上順位や達成率だけではなく、成果の出方や営業活動の偏りを読み解くことが大切です。
営業担当者には、それぞれ得意な領域があります。
一方で、Excel上に売上や契約数だけが並んでいる状態では、「なぜ成果が出ているのか」「どの領域に強みがあるのか」までは見えにくいことがあります。
営業活動では、知らないうちに提案内容や訪問先が偏ってしまうことがあります。
営業活動の偏りに気づけないままだと、提案機会の損失や、チーム全体の営業力のばらつきにつながる可能性があります。
営業活動では、売上実績だけでなく、顧客別の取引情報や商材別の実績も重要です。
しかし、これらの情報が別々のExcelファイルやシステムに分散していると、確認のたびに手間がかかります。
営業担当者が顧客へ提案する際には、顧客ごとの取引状況を把握しておく必要があります。
しかし、顧客情報が複数のファイルやシステムに分かれていると、必要な情報を探すだけで時間がかかってしまいます。
✓ 営業成績
✓ 顧客情報
✓ 案件情報
✓ 商材情報
がバラバラに管理されていると、数字の背景まで読み解くのが難しくなります。
営業担当者は、常に社内にいるわけではありません。
訪問前、移動中、商談後など、外出先で営業データを確認したい場面も多くあります。
営業データの確認がPCや社内ネットワーク前提になっていると、必要なタイミングで情報にアクセスできないことがあります。
たとえば、
このような場面でデータをすぐ確認できるかどうかは、営業活動のスピードに関わります。
Excel管理の課題を補う手段として有効なのが、BIツールを活用したダッシュボード化です。
BIダッシュボードでは、営業データをグラフや表、ランキング、フィルターなどで分かりやすく表示できます。
数字をただ並べるのではなく、営業担当者や管理者が判断しやすい形に整えることで、営業活動に活かしやすくなります。
BIダッシュボードでは、必要な指標をひとつの画面にまとめて確認できます。
□ 営業成績
□ 予実差分
□ 案件状況
□ 顧客別の取引状況
などを一覧で見られることで、確認作業の手間を減らしやすくなります。
営業部門全体の進捗だけでなく、担当者別の実績や傾向も確認できるため、マネジメントに必要な視点を持ちやすくなります。
営業会議のたびにExcelで集計資料を作成している場合、ダッシュボード化によって作業負担を減らせる可能性があります。最新データをダッシュボード上で確認できれば、毎回ゼロから資料を作る必要が減ります。
その分、会議では数字の確認だけでなく、改善策や次のアクションの議論に時間を使いやすくなります。
BIダッシュボードによる可視化の価値は、全体数字を見ることだけではありません。
担当者ごとの得意分野や、成果の出方の違いを把握しやすくなる点も大きなメリットです。
担当者別、商材別、顧客別などの切り口で営業データを確認できると、どの領域で成果が出ているのかが見えやすくなります。
□ ある担当者は特定の商材に強い。
□ 別の担当者は特定の顧客層に強い。
□ また別の担当者は、契約単価の高い案件を獲得しやすい。
こうした傾向が見えることで、営業担当者自身が自分の強みを把握しやすくなります。
また、マネージャーにとっても、育成やフォローのポイントを考えやすくなります。
担当者ごとの強みや傾向が見えるようになると、営業戦略の立て方も変わります。
✓ 得意領域を伸ばす。
✓ 苦手領域を補う。
✓ 成果が出ている担当者の動き方を共有する。
✓ 顧客や商材に合わせて担当者のアプローチを見直す。
このように、データをもとに営業活動を調整しやすくなります。
営業成績だけでなく、得意先ごとの情報や取り扱い商材の傾向が見えるようになると、提案活動に必要な判断もしやすくなります。
顧客ごとの取引状況が一覧で見えると、
まだ提案できていない商材や、深耕余地のある顧客に気づきやすくなります。
商談前や訪問前に必要な情報をすぐ確認できれば、現場での動きもスムーズになります。
□ 顧客の取引状況を確認する。
□ 過去の契約内容を確認する。
□ 提案可能な商材を確認する。
□ 担当者ごとの実績を確認する。
BIツールによっては、スマートフォンやタブレットでダッシュボードを確認できる機能もあります。
外出の多い営業部門では、モバイルで営業データを確認できることも重要です。
営業担当者が外出先でも必要な数字を確認できれば、
営業活動の中にデータ活用を自然に組み込みやすくなります。
□ 訪問前に顧客情報を見る。
□ 移動中に営業成績を確認する。
□ 商談後に進捗を確認する。
データを確認するたびにPCを開いたり、
社内に戻ったりする必要があると、どうしても活用のハードルが上がります。
一方で、スマートフォンやタブレットで確認できる環境があれば、必要なときにすぐ数字を見られます。
ここでは、実際に営業データの可視化に取り組んだ事例を紹介します。
営業データをBIダッシュボードで可視化することで、営業担当者ごとの実績や強み、得意先ごとの情報を確認しやすくし、現場で使える判断材料へ整えていきました。
対象企業では、営業担当者の外出が多く、自身がどの商材・工事でどれだけ契約を獲得しているかを把握しづらい状況がありました。
営業成績そのものは管理されていても、
✓ 担当者ごとにどの領域が得意なのか
✓ どの契約内容に強いのか
までは把握しにくい状態でした。
営業判断には、得意先ごとの取引情報も欠かせません。
しかし、どの得意先がどのメーカーの商品を扱っているかなど、営業判断に必要な情報をすぐ確認できる状態ではありませんでした。
必要な情報を探すのに時間がかかると、営業活動のスピードにも影響します。
この課題に対して、MotionBoardとExcelを組み合わせながら、営業データの可視化を進めました。
単にダッシュボードを作るのではなく、
✓ どのような情報を
✓ 誰が
✓ どの場面で確認したいのか
を整理したうえで、現場で使いやすい形へ設計していきました。
まず、どのようなBoardが必要かを具体的に整理し、目的に沿った指標と必要なデータソースを明確化しました。
営業データの可視化では、画面を作る前の設計が非常に重要です。
また、
□ コンテナ機能
□ ボタン機能
□ リレーション機能
□ 検索選択項目表示
などを活用し、見たい情報にすぐアクセスできる構成を整えています。
試作Boardを作成したうえで、担当者への説明やヒアリングを行い、フィードバックを反映しながら改善を重ねました。ダッシュボードは、作り手側の想定だけで完成させると、現場の使い方とズレることがあります。
実際に使う人の声を聞きながら、表示項目や操作性を調整していくことで、より実務に合った形に近づいていきます。
外出の多い営業部門でも使いやすいように、MotionBoard Mobileの活用も提案しました。
営業担当者が移動中でも営業数字を確認できる環境を整えることで、データを現場で活用しやすくしました。
営業データは、会議室で見るだけのものではありません。
訪問前や移動中にも確認できることで、日々の営業活動に組み込みやすくなります。
営業データの集計・加工には、Excelや一部Power Queryも活用しました。
ダッシュボードを正しく運用するためには、元データの整備が欠かせません。
営業データの可視化によって、
データは「見るための数字」から「営業活動に使うための数字」へ変わっていきました。
担当者ごとの得意・不得意な契約内容を把握しやすくなり、
自身の営業傾向をもとに戦略的に動きやすくなりました。
得意先ごとのメーカー情報をリレーション機能で紐づけ、ランキング形式で確認できるようにしたことで、必要な情報を即座に把握できる環境づくりにつながりました。
営業判断に必要な情報を探す時間が減ることで、商談準備や提案内容の検討にも時間を使いやすくなります。
Board仕様マニュアルの作成や運用支援も実施したことで、
導入後も現場で使いやすい状態を目指すことができました。
営業データを見える化する際は、いきなり画面づくりから始めないことが重要です。先に目的や利用者、必要なデータを整理しておくことで、現場で使いやすいダッシュボードを構築しやすくなります。
まずは、「営業データを見える化して何を実現したいのか」を整理します。
目的が曖昧なままダッシュボードを作ると、
数字は並んでいるものの、実際の業務では使われにくい画面になってしまいます。
たとえば、次のような目的が考えられます。
✓ 予実差分を確認したい。
✓ 営業担当者ごとの強みを把握したい。
✓ 顧客別の提案余地を見つけたい。
✓ 営業会議の資料作成を効率化したい。
✓ 商材別の売上傾向を確認したい。
✓ 拠点別の営業成績を比較したい。
このように、何を判断するためのダッシュボードなのかを具体化することが大切です。
管理者向けなのか、営業担当者向けなのかで、必要な画面構成や表示項目は変わります。
管理者は、部門全体の進捗や担当者別の実績を見たいかもしれません。
一方で、営業担当者は、自分の実績や担当顧客の情報を見たいかもしれません。
見たい指標が決まったら、そのために必要なデータを洗い出します。
営業データは、Excelだけでなく、基幹システム、SFA、CRMなど、複数の場所に分散していることがあります。
□ どのファイルにあるのか。
□ どのシステムに入っているのか。
□ 誰が更新しているのか。
□ どのタイミングで更新されるのか。
これらを整理しておくことで、データ連携や加工の流れを考えやすくなります。
営業データを可視化する際には、データの粒度や更新頻度も確認しておく必要があります。
月次なのか、日次なのか。
担当者単位なのか、案件単位なのか。
顧客単位なのか、商材単位なのか。
粒度が揃っていないと、ダッシュボードに落とし込む際に集計しづらくなります。
営業データの見える化では、データクレンジングや整形の工程も重要です。
元データに不整合があると、ダッシュボード上の数字も正しく表示されません。
✓ 担当者名
✓ 顧客名
✓ 商材名
などに表記ゆれがあると、同じ対象が別々のものとして集計されてしまうことがあります。
すべてを大がかりなシステムで整える必要はありません。
場合によっては、ExcelやPower Queryを活用した加工でも十分に対応できることがあります。
データが整ったら、利用シーンを踏まえてダッシュボードを設計します。
ここで重要なのは、情報をただ並べるのではなく、見る人が判断しやすい画面にすることです。
見せたい情報をすべて1画面に盛り込むと、かえって使いにくくなります。
□ 全体把握用
□ 個人確認用
□ 顧客確認用
□ 商材確認用
など、目的ごとに画面を整理することが大切です。
✓ 検索
✓ 絞り込み
✓ 画面遷移
✓ ランキング表示
などを活用し、現場が直感的に使える設計を意識します。
可視化は一度作って終わりではありません。
実際に使う人に見てもらいながら改善していくことで、現場に合ったダッシュボードになります。
完成後に初めて見せるのではなく、
試作段階で現場に確認してもらうことで、方向性のズレを防ぎやすくなります。
実際に運用してみると、
「この指標も見たい」
「この導線は分かりづらい」
「この条件で絞り込みたい」といった気づきが出てきます。
最初から完璧なダッシュボードを目指すよりも、使いながら改善していく前提で進める方が、現場に定着しやすくなります。
営業データの可視化は、導入後の運用が重要です。ダッシュボードを作っても、更新されなかったり、使い方が分からなかったりすると、現場では使われなくなってしまいます。
□ 誰がデータを更新するのか。
□ どのタイミングで確認するのか。
□ 数字にズレがあった場合は誰が対応するのか。
□ 新しい項目を追加したい場合はどうするのか。
こうした運用ルールを決めておくことで、ダッシュボードを継続的に活用しやすくなります。
現場が迷わず使えるように、操作マニュアルや説明の場を用意することも大切です。
特に、BIツールを初めて使う企業では、「難しそう」「使いこなせない」と感じる人もいます。
そのため、専門用語をできるだけ避け、実際の業務に沿って使い方を説明することが、定着につながります。
営業データのダッシュボード化は有効ですが、進め方を誤ると「作ったのに使われない」状態になりかねません。ここでは、よくある失敗を防ぐためのポイントを紹介します。
BIツールを導入すること自体が目的になってしまうと、現場で活用されにくいダッシュボードになりがちです。
大切なのは、ツールを入れることではなく、営業活動に必要な判断をしやすくすることです。
✓ どの数字を見て、どのような行動につなげるのか。
✓ 誰が見て、何を判断するのか。
✓ 営業活動のどの場面で使うのか。
数値をたくさん表示しても、次の行動につながらなければ意味がありません。営業データの可視化では、数字を見た人が「何に気づき、何をするべきか」を考えやすい構成にすることが重要です。
たとえば、
✓ 予実差分
✓ ランキング
✓ 推移
✓ 比較表示
などを活用すると、どこに課題があるのかが分かりやすくなります。
ダッシュボードの数字が信用できないと、現場は使わなくなります。
どれだけ見やすい画面を作っても、表示される数字にズレがあると、判断材料として活用できません。
BIツールの設計だけでなく、Excelやデータベース側の整備も含めて考えることが大切です。
□ 表記ゆれ
□ 重複
□ 空欄
□ 更新漏れ
□ 集計ルールの違い
などがある場合は、ダッシュボード構築前に整理しておく必要があります。
BIダッシュボードは、作っただけでは定着しません。
✓ 使い方が分からない。
✓ 見る習慣がない。
✓ 改善要望を出せない。
✓ 誰が管理するのか決まっていない。
このような状態では、徐々に使われなくなってしまいます。
画面構築だけでなく、マニュアル整備や運用フォローまで含めて支援することで、実際の活用につながりやすくなります。特に営業部門では、日々の業務の中で自然に使える状態にすることが大切です。
営業データを見える化したいと思っても、社内だけで進めるにはハードルがある場合もあります。
□ Excelの営業データが複雑化している。
□ 営業成績や予実管理をもっと分かりやすくしたい。
□ MotionBoard、Power BI、TableauなどのBIツールを活用したい。
□ ダッシュボードを作ったが、現場で使われていない。
□ データ加工や整備も含めて支援してほしい。
□ 可視化だけでなく、運用定着まで伴走してほしい。
このようなお悩みがある場合は、外部の専門人財による支援も有効です。
BI女子・データ女子では、営業データの可視化に向けて、要件整理から運用定着まで一貫して支援しています。
BI女子・データ女子では、BIツールを使ったダッシュボード構築だけでなく、その前段階となるデータ整理や、導入後の運用支援まで対応しています。
「何を見える化するべきか」
「どの画面が必要か」
「誰がどの指標を見るのか」といった初期整理から支援します。
Excel、Power Queryなどを活用しながら、ダッシュボードに載せる前のデータ整備も支援します。
表記ゆれや集計ルールの整理、必要なデータの加工など、可視化の土台づくりから対応します。
MotionBoard、Power BI、Tableauなど、利用環境や課題に合わせたダッシュボード構築が可能です。
□ 営業成績
□ 予実管理
□ 顧客別分析
□ 商材別実績
□ 担当者別の傾向
など、目的に応じた見える化を支援します。
ダッシュボードは、作って終わりではありません。
□ マニュアル作成
□ 操作説明
□ 改善提案
□ 運用フォロー
まで含めて、現場で使われる仕組みづくりを支援します。
営業データをExcelで管理している企業は多い一方で、データ量や確認したい視点が増えるほど、集計負担や見えにくさ、属人化といった課題が出やすくなります。
BIダッシュボードを活用すれば、
✓ 営業成績
✓ 予実管理
✓ 顧客情報
✓ 商材別の傾向
などを見やすく整理し、必要な情報を必要なタイミングで確認しやすくなります。
その結果、営業判断のスピードと精度を高め、次の営業活動に活かしやすくなります。
今回紹介した事例でも、MotionBoard×Excelを活用することで、営業個人の強みや傾向、得意先情報を見える化し、現場で使える判断材料へと変えていきました。
営業データは、蓄積しているだけでは価値を発揮しません。
大切なのは、現場が使える形に整え、行動につなげられる状態にすることです。
もし今、
営業データのExcel管理に限界を感じている。
営業成績や予実をもっと分かりやすく可視化したい。
BIダッシュボードを導入・活用したい。
営業データを現場で使える情報に変えたい。
このように感じているなら、まずは営業データの見える化から見直してみてはいかがでしょうか。
BI女子・データ女子では、営業データの整理からBIダッシュボード構築、運用定着まで伴走して支援します。
Excel管理に限界を感じたら、営業データを「持っている状態」から「使える状態」へ変えていきましょう。