サービス業のお客様に対し、ExcelとMotionBoardを活用したBIボード構築を支援した事例です。
お客様は、業務に必要なデータを保有していたものの、どのように可視化すればよいか、
誰が形にすればよいかが定まっておらず、データを業務判断に活かしきれない状況でした。
「データはあるのに、見たい形で見られない」「BIツールを導入しても、ボード設計や運用がうまく進まない」と感じることはありませんか？
本記事では、データ女子が現場の要望を丁寧に引き出しながら、プロトタイプ作成からMotionBoardでのボード構築まで伴走した支援内容をご紹介します。
お客様は、業務に関するデータ自体は保有していました。
しかし、そのデータをどのように整理し、どのような形で可視化すればよいかが明確になっていない状態でした。
Excelなどに蓄積された情報はあるものの、必要な指標をすぐに確認できるボードがなく、
担当者が都度データを確認・加工しながら状況を把握する必要がありました。
そのため、データをもとにした判断や状況共有に時間がかかり、現場で活用しやすい形に整えることが課題となっていました。
BIツールを使ってボードを構築するには、単にデータを取り込むだけではなく、
「誰が」「何を」「どのタイミングで」確認したいのかを整理する必要があります。
今回のお客様も、MotionBoardを活用したいという方向性はあったものの、
具体的にどのようなボードにすればよいか、どの指標を優先して見せるべきかが定まりきっていませんでした。
また、データ項目の定義に揺れがあり、同じような意味の項目でも部署や担当者によって扱い方が異なる可能性がありました。
こうした状態では、ボードを作っても現場で正しく使われないリスクがあります。
BIボードは、構築して終わりではありません。
継続的に使うためには、データの更新方法や確認ルール、ボードの見方などを整えておく必要があります。
お客様は、データ可視化を進めたい一方で、社内にボード構築や運用設計を進められる人材が不足していました。
そのため、データ女子には、実際の構築だけでなく、今後も運用が回る状態を見据えた支援が求められていました。
まず行ったのは、現状ヒアリングと要件整理です。
どのようなデータがあるのか、誰がボードを使うのか、日々の業務でどのような情報を確認したいのかを丁寧に整理しました。
特に意識したのは、お客様自身もまだ言語化しきれていないニーズを引き出すことです。
BIボードの完成形を最初から細かく決めるのではなく、業務の流れや確認したい場面を聞きながら、
「この情報が見えると便利そう」「この指標は優先度が高そう」といった形で、必要な要素を具体化していきました。
今回の支援で大切にしたのが、早い段階でボードのプロトタイプを作成したことです。
BIツールの画面は、言葉だけで完成イメージをすり合わせるのが難しい場合があります。
そこで、まずは簡易的なボードを作成し、お客様に実際の見え方を確認していただきました。
プロトタイプをもとに会話することで、「このグラフは見やすい」「この項目も追加したい」「この切り口で絞り込みたい」といった具体的なフィードバックを早い段階で得ることができました。
小さく作って確認しながら進めることで、完成後の認識違いを防ぎ、現場で使いやすいボードに近づけていきました。
要件が整理できた後は、MotionBoardを活用して実際のボード構築を進めました。
Excelなどの元データを確認しながら、必要な項目を整理し、可視化に適した形に整えていきました。
データ項目の定義に揺れがある部分については、確認しながら扱い方を整理し、ボード上で見たときに誤解が生まれにくいよう調整しました。
また、ボード構築だけでなく、今後の運用に必要なドキュメントの整備も行いました。
担当者がボードの見方や更新内容を把握しやすくなることで、支援後も運用しやすい状態を目指しました。
これまで活用しきれていなかったデータを、MotionBoard上で確認できるようになりました。
必要な情報をボード上で見える化したことで、担当者が都度データを探したり、Excel上で加工したりする手間を減らしやすくなりました。
データがまとまって見える状態になったことで、現場での確認や共有もしやすくなり、業務の状況を把握するための土台が整いました。
プロトタイプを作成して進めたことで、お客様は完成前の段階からボードのイメージを確認できました。
その結果、要望のすり合わせがしやすくなり、必要な修正や追加も早い段階で反映できました。
最初から作り込みすぎず、小さく始めて改善していく進め方が、お客様のニーズを引き出すうえでも有効でした。
ボード構築に加えて、必要なドキュメントも整備したことで、支援後の運用を見据えた準備ができました。
BIボードは作成後に継続して使われることが重要です。
今回の支援では、単に画面を作るだけでなく、担当者が使い続けられる状態を意識して進めたことで、運用が回る状態に近づけることができました。
まずは、構築したMotionBoardのボードを安定して運用し、日々の業務の中で必要なデータを確認できる状態を定着させていくことが重要です。
そのうえで、利用者からのフィードバックをもとに、表示項目やグラフの見せ方、
絞り込み条件などを改善していくことで、さらに使いやすいボードに育てていくことができます。
将来的には、データの自動更新や他システムとの連携、複数部門での活用なども視野に入ります。
まずは見える化の土台を整え、次に運用改善、そしてデータ活用の高度化へと段階的に進めていくことが大切です。
コクーでは、Excel、VBA、RPA、BI、kintone、CELF、タレントパレットなどを活用し、バックオフィス業務の効率化やデータ活用を支援しています。
「データはあるが活用できていない」「BIツールを導入したものの、ボード設計が進まない」
「現場で使い続けられる運用にしたい」といった課題に対して、業務整理から要件定義、ツール活用、運用定着まで伴走します。
現場の業務を理解しながら、実務に合った形で改善を進めたい方は、ぜひデータ女子にご相談ください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| Before | データはあるが可視化できない／見たい指標が整理されていない／BIボードの運用ルールが不足 |
| データ女子の支援 | 現状ヒアリング／要件整理／プロトタイプ作成／MotionBoard構築／ドキュメント整備 |
| After | データを見える化／早期フィードバックで改善／運用が回る状態へ |